Principes et normes de Saine Gestion

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Chapitre 4 – Les règles de l’Art

4.3    DIRIGER

Interprétation

Au sens de la présente section (fonction de diriger), le terme «administrateur» comprendra l’administrateur dirigeant et l’administrateur tel que défini au chapitre 1 (1.2 (2) et 1.2 (3)).

4.4 (1)             Diriger, c’est décider au nom d’une organisation, d’un groupe ou d’une personne, des actions à prendre pour atteindre les objectifs visés en utilisant les ressources et les moyens prévus lors de l’exercice de planification.

4.4 (2)             Diriger, c’est aussi mettre en œuvre de façon cohérente les ressources et les talents de chacun et coordonner l’exécution des travaux pour assurer le respect des objectifs et des échéanciers.

4.4 (3)             Diriger, c’est composer quotidiennement avec des ressources imparfaites et limitées, en maintenant et favorisant enthousiasme, motivation et productivité.

4.4 (4)             L’administrateur est efficient lorsqu’il fait preuve d’équilibre quant à l’objet de ses décisions, d’équité quant à l’effet de ses décisions, de continuité et de transparence quant aux moyens pris pour l’atteinte des objectifs.

4.4 (5)             L’art de diriger s’articule généralement autour des deux principes suivants :

1)    harmonie des objectifs,

2)    unité de décision. (28-04-1998)

4.4 (6)             L’administrateur doit exercer ses pouvoirs conformément à son mandat. Il doit agir dans les limites et aux fins des pouvoirs qui lui sont confiés. (05-05-2002)

4.4.1   PRINCIPE D’HARMONIE DES OBJECTIFS

4.4.1 (1)          L’harmonie des objectifs est la représentation du principe d’équilibre. Elle permet la concentration des ressources et des énergies individuelles vers des objectifs cohérents. Cette concentration des efforts est le reflet de la saine gestion.

4.4.2   PRINCIPE D’UNITÉ DE DÉCISION

4.4.2 (1)          L’unité de décision est le principe qui assure la cohésion des décisions. Ce principe fait en sorte qu’un subordonné ne dépende, ne reçoive d’ordres et ne rende de comptes qu’à une seule autorité exercée de façon individuelle ou collégiale pour une fonction ou une mission déterminée. (28-04-1998)

4.4.2 (2)          La direction se distingue de l’exécution en ce que la première implique une décision. Cet acte de décision se manifeste à chaque niveau du processus administratif.

4.4.2 (3)          L’administrateur est le principal responsable de la conformité de son organisation aux principes de saine gestion. Il doit prendre des dispositions pour en assurer le respect. (28-04-1998, 30-06-2005)

4.4.2 (4)          L’administrateur qui se voit investi d’une autorité a le devoir de l’exercer. (28-04-1998)

4.4.3   PRISE DE DÉCISION

4.4.3 (1)          La prise de décision est l’habileté à arrêter des choix fondés sur l’analyse et la perception des faits. La prise de décision est davantage un art qu’une science, parce qu’elle se base entre autres sur les motivations et les comportements subjectifs de l’administrateur.

4.4.4   NOTION DE RISQUE

4.4.4 (1)          Le risque est inhérent à la prise de décision. Il se mesure par le niveau de conséquences négatives que peut engendrer une décision sur l’ensemble de l’entreprise ou de l’organisation.

Normes

4.4.4 (1.1)       Conformément à la notion de risque et au principe de précaution (cf :4.2), l’administrateur doit faire une analyse des risques et des conséquences découlant des décisions qu’il prend et pouvant avoir un impact prévisible sur l’organisation. (30-06-2005)

4.4.5   NOTION DE PRUDENCE

4.4.5 (1)          La prudence est la contrepartie au risque que prend l’administrateur dans son processus de prise de décision. La prudence a pour objet la protection du patrimoine.

4.4.5 (2)          Par le principe d’équilibre, l’administrateur doit à la fois être prudent et prendre un risque d’affaires. En fait, il doit être raisonnablement prudent et prendre un risque raisonnable dans le cours des affaires de l’entreprise.

4.4.6   PRINCIPE DE RECUL

4.4.6 (1)          Le recul est cette faculté qui permet à l’administrateur de s’éloigner dans l’espace et dans le temps pour bien apprécier les événements.

Par ce principe, l’administrateur augmente la rationalité de ses décisions, améliore sa perception globale et son acuité quant aux conséquences des actes qu’il doit poser.

4.4.7   PRINCIPE DE CONSULTATION

4.4.7 (1)          Consulter est cette faculté qu’a un administrateur de prendre avis, quant aux fondements et conséquences d’une décision.

Cette consultation permet de mieux gérer le risque inhérent à la prise de décision.

4.4.8   DIRECTION ET TRANSPARENCE

Normes

4.4.8 (1)          L’administrateur doit faire en sorte que l’administration de son organisation soit transparente aux yeux de celui ou de ceux qui lui confient des ressources. Pour ce faire, il doit présenter fidèlement la situation de l’organisation qu’il gère sans biaiser ou omettre une information qui, si autrement était connue, ferait prendre au mandant (administrateur dirigeant tel que défini au paragraphe 1.2(3) et actionnaires) une tout autre décision. (28-04-1998; 05-05-2002)

4.4.8 (2)          L’administrateur doit actualiser et s’assurer de la reddition de comptes et la divulgation d’informations des administrateurs qui se rapportent à lui ou aux autres cadres de l’organisation. La fiabilité et la précision des informations ainsi recueillies permettent un choix éclairé dans la prise de décision. (05-05-2002)

4.4.8 (3)          L’administrateur qui a le pouvoir de mobiliser et d’affecter des ressources doit faire en sorte que chacun des actes qu’il pose puisse être retracé et justifié envers le mandant et les tiers, dans la mesure où le mandant le permet et s’il n’en subit aucun préjudice, ou dans les cas prévus par la loi.

4.4.8 (4)          L’administrateur doit s’assurer que la mission, les objectifs et les stratégies de l’entreprise ou de l’organisation soient communiqués à l’intérieur de celle-ci. (05-05-2002)

4.4.8 (5)          Pour assurer la saine gestion, l’administrateur doit rendre compte des actes accomplis dans son administration. Il doit tenir son mandant informé de l’évolution de son administration et des conséquences prévisibles de ses actes sur l’organisation ou l’entreprise. (05-05-2002)

4.4.9   DIRECTION ET CONTINUITÉ

Normes

4.4.9 (1)          L’administrateur doit rendre compte de la continuité de sa gestion et préparer une éventuelle passation des pouvoirs. (28-04-1998; 05-05-2002)

4.4.9 (2)          L’administrateur doit assurer la survie de son organisation au-delà de sa gestion. Il doit faire en sorte que ses principaux aides et assistants soient adéquatement préparés pour assurer l’exécution des tâches et la prise en charge de ses propres responsabilités d’administrateur pendant son absence ou suite à son départ. (28-04-1998)

4.4.9 (3)          L’administrateur doit assurer la passation des pouvoirs auprès de ses subordonnés dans le cas d’une absence ou d’un départ. (28-04-1998; 09-04-1999)

4.4.9 (4)          L’administrateur doit, pour assurer la survie de son organisation, appliquer les mécanismes de résolution de conflit appropriés et proportionnels aux risques qui y sont associés. (28-04-1998; 09-04-1999)

4.4.9 (5)          L’administrateur doit utiliser les mécanismes visant la résolution de conflits et la prévention de l’interruption des activités de l’organisation. (09-04-1999)

4.4.10   DIRECTION ET EFFICIENCE

Normes

4.4.10 (1)        L’administrateur doit utiliser d’une façon rationnelle les moyens et les ressources afin d’atteindre un rendement optimal en fonction des objectifs visés.

4.4.10 (2)        L’administrateur doit dresser un schéma de priorités dans les objectifs qui découlent de la mission de l’organisation. (28-04-1998)

4.4.10 (3)        L’administrateur doit faire usage des moyens et ressources uniquement pour l’atteinte des objectifs planifiés et pour l’accomplissement de la mission de l’organisation.

4.4.10 (4)        L’administrateur doit exercer un choix en adoptant des moyens efficaces, c’est-à-dire appropriés aux objectifs, à une utilisation minimale mais suffisante des ressources disponibles. (28-04-1998)

4.4.11   DIRECTION ET ÉQUILIBRE

Normes

4.4.11 (1)        L’administrateur doit doser, en juste proportion, chacun de ses actes et décisions en fonction des moyens et ressources. L’administrateur principal décideur manifeste alors avec équilibre l’exercice de la saine gestion.

4.4.11 (2)        L’administrateur dirigeant conscient du principe fondamental d’équilibre doit mesurer les conséquences de ses actes sur la survie de l’organisation. Le juste équilibre entre risque et prudence assure la saine gestion des opérations d’une entreprise ou d’une organisation. (28-04-1998)

4.4.12   DIRECTION ET ÉQUITÉ

Normes

4.4.12 (1)        L’administrateur de l’organisation a la responsabilité de s’assurer du respect du principe d’équité. Il doit donc faire en sorte que chaque membre de son organisation soit traité de façon juste et équitable.

4.4.12 (2)        L’administrateur ne doit en aucun cas porter atteinte à la dignité ou à l’intégrité physique ou psychologique d’une personne dans son organisation. On entend généralement par porter atteinte à la dignité les actes suivants :

  • Faire des remarques grossières, dégradantes ou offensantes
  • Poser des gestes d’intimidation, de représailles
  • Répandre des rumeurs, ridiculiser, humilier, injurier, hurler
  • Assigner de façon répétitive des tâches dégradantes ou inférieures à ses compétences (30-06-2005)

4.4.12 (3)    Le harcèlement psychologique ne doit pas être confondu avec l’exercice normal du droit de gestion et particulièrement du droit d’assigner des tâches, de déléguer des pouvoirs et d’imposer des mesures disciplinaires. Dans la mesure où l’administrateur n’exerce pas ces droits de façon abusive ou discriminatoire ses actes de gestion ne constituent pas du harcèlement psychologique (30-06-2005)

4.4.13   DIRECTION ET ABNÉGATION

Normes

4.4.13 (1)        L’administrateur qui agit en personne raisonnable et prudente n’utilisera pas son pouvoir pour obtenir directement ou indirectement des avantages au détriment de l’entreprise ou de l’organisation. (28-04-1998)

4.4.13 (2)        Plus que quiconque dans l’organisation, l’administrateur doit comprendre et respecter le principe d’abnégation. Il ne doit pas rechercher ni s’octroyer des avantages autres que ceux qui lui sont explicitement ou implicitement accordés par ses mandants.

4.4.13 (3)        L’administrateur doit s’assurer que les processus, les politiques et les moyens visant les conflits d’intérêts réels ou potentiels soient respectés par les membres dirigeants et les employés de son organisation. (05-05-2002)

4.4.13 (3.1)     L’administrateur a l’obligation de prévenir, d’éviter et de divulguer tout conflit potentiel ou réel découlant, sans s’y limiter :

a)     d’intérêts économiques personnels ou financiers possédés directement ou indirectement à l’extérieur de l’entreprise ou de l’organisation;

b)     de cadeaux octroyés ou reçus dans le cadre de ses fonctions professionnelles ou de ses activités reliées à l’organisation.

4.4.13 (3.2)     L’administrateur ne doit pas user de son autorité afin de s’arroger un avantage personnel. (28-04-1998)

4.4.13 (3.3)     L’administrateur qui jouit d’autorité pour engager du personnel ne doit pas engager ou confirmer l’engagement ou les conditions d’emploi de tout membre de sa famille immédiate sans le divulguer au mandant (telle que définie au paragraphe 1.2 (5.1)). (28-04-1998; 05-05-2002)

4.4.13 (3.4)     L’administrateur doit décider des conditions et restrictions qui s’imposent dans la gestion des intérêts potentiellement conflictuels qui lui sont dévoilés par les membres de son personnel, et les appliquer en temps utile. (28-04-1998; 05-05-2002)

4.4.13 (3.5)     Aussitôt qu’il en a connaissance, l’administrateur doit traiter toute situation de conflit d’intérêt de l’un des membres de son personnel selon les politiques et procédures de l’organisation de façon à en minimiser l’impact sur la poursuite normale de ses opérations. (05-05-2002)

4.4.13 (3.6)     L’administrateur ne doit pas solliciter, offrir ni accepter quelque avantage que ce soit en échange de sa décision, opinion, recommandation, ou autre exercice d’autorité ou de discrétion.

4.4.13 (3.7)     L’administrateur ne doit pas exercer quelque fonction que ce soit qui entre en conflit avec celles exercées pour l’organisation. (28-04-1998)

Notion d’intérêt personnel économique et financier

Définitions

«Intérêt personnel économique et financier» : S’entend de toute forme d’intérêt financier dans une entreprise, compagnie ou commerce, détenu par le professionnel et les membres de sa famille immédiate, et comprend : part en action, option, droit d’acquérir des actions, part dans une société de personnes ou dans une entreprise personnelle. De plus, est considéré comme un intérêt l’existence d’une relation d’employé, de consultant ou de membre du conseil d’administration avec un client, un fournisseur ou un compétiteur de l’entreprise ou de l’organisation.

«Famille immédiate» : Comprend au sens du présent code le conjoint du professionnel et leurs enfants mineurs. (28-04-1998)

«Conflit d’intérêts potentiel» : Lorsqu’un administrateur décideur, un cadre ou un employé est soit en mesure d’influencer ou de prendre part à une décision, à un choix stratégique ou à une simple orientation administrative, soit en mesure d’être informé des décisions dans un contexte tel qu’il pourrait y tirer ou faire profiter un avantage indu.

Lorsque les intérêts personnels économiques et financiers ont été divulgués, un conflit potentiel ou réel peut être déterminé en fonction de la matérialité du préjudice pouvant être causé par ces intérêts. Les considérations suivantes sont liées à la matérialité des intérêts.

a)     L’importance relative des sommes en jeu sur les actifs totaux de l’administrateur et de sa famille en tenant compte du caractère public ou non public de l’entreprise ou de l’organisation.

b)     Lorsque les devoirs et responsabilités du gestionnaire le placent ou le placeraient advenant une situation particulière devant une situation de choix alors qu’il ne devrait y avoir aucun choix possible.

c)     Le niveau des informations confidentielles détenues par le professionnel et la conséquence en cas de révélation fortuite.

Notion de cadeau

Définitions

«Cadeaux» : Un cadeau est ce qu’un donateur accorde ou cède à un récipiendaire sans contrepartie. Le terme «cadeau» comprend entre autres et sans s’y limiter : bien, objet, voyage, argent et espèces négociables, avantages et privilèges.

« Pot-de-vin » : Constitue un pot-de-vin un cadeau pour lequel le donateur s’attend à recevoir une contrepartie sous forme de faveur ou de contrat commercial, d’avantage monétaire ou de contrat (30-06-2005)

« Marque de courtoisie » : Constitue une marque de courtoisie, des repas et autres divertissements de valeurs négligeables et comparables aux us et coutumes d’un secteur économique similaire, dans la mesure où ils représentent une civilité, une marque d’hospitalité et qu’ils ne peuvent être attribués à une recherche d’un traitement préférentiel ou d’un avantage indu.

Un cadeau et une marque de courtoisie peuvent être remis à l’occasion de rencontres d’affaires pour le maintien de bonnes relations commerciales.

Pour être conforme au principe d’abnégation, l’acceptation d’un cadeau ou d’une marque de courtoisie doit satisfaire à tous les critères suivants :

a)     le cadeau ou la marque de courtoisiefont l’objet d’une divulgation à l’interne selon les politiques établies par l’entreprise ou l’organisation;

b)     la divulgation publique du cadeau ou la marque de courtoisien’embarrasseraient ni le donateur et son entreprise ni le récipiendaire;

c)     le cadeau ou la marque de courtoisie sont modestes. Un cadeau ou la marque de courtoisie sont modestes s’ils n’ont pas de signification importante sur les opérations financières du donateur et sur le revenu personnel du récipiendaire;

d)     le cadeau ou la marque de courtoisiene sont pas octroyés à une personnalité politique, à des fonctionnaires gouvernementaux ou à du personnel militaire;

e)     le cadeau ou la marque de courtoisie ne consistent pas en sommes d’argent ou autres valeurs négociables;

f)     le cadeau ou la marque de courtoisie sont conformes aux lois en vigueur dans le pays du récipiendaire.

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Ce chapitre est extrait du compendium des Principes de Saine Gestion généralement reconnus de l’OAAQ. La version complète de ce compendium est disponible dans la publication Le cadre de Saine Gestion, un modèle de gouvernance intégrée publié par CCH en 2007.Nous remercions Bernard Brault F.Adm.A F.CMC qui à titre d’auteur principale et détenteur d’une licence d’utilisation et de diffusion nous a permis de présenter au grand public les fondements juri-administratif du concept de saine gestion.

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